CuAlIdAdEs de La ReDaCcIoN dE DoCuMeNtOs EjEcUtIvOs...

carta

Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

Estilos de carta

El estilo de la carta debe ser marino para el receptor y entendible para el emisor:

Formal, Una carta formal es la comunicación entre dos personas que no se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilización del lenguaje formal.

Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

Características de la carta

*Posee una actitud cortés y amable.

*Busca impresionar positivamente al destinatario.

*Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.

*Hay un receptor y un emisor.

Partes de la carta

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:

Encabezado: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.

Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

Exposición del asunto, con los temas pertinentes.

Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.

Firma clara o también puede llevar tu nombre.

La carta también se compone de:

Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.

Antefirma: razón social o denominación de la carta.

Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.

Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.

Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

Oyente: quien es el que recibe el mensaje.

Remitente: es quien envía la carta.

MEMORÁNDUM

Es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Un memorándum  es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

Estructura del memorándum

Consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)

Fecha

Asunto

Escrito redactado brevemente.

Firma(s)

Ejemplo de memorándum:

Memorándum

Para:	Mauricio del Moral , Director General
De:	Luz María Durán
Asunto:	Reunión de Ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente
Luz María Durán
Gerente Ventas

Oficio

Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Clases de oficios

Oficio múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

Oficio de transcripción

La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.

Partes

Ø  Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Ø  Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".

Ø  Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

Ø  Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Ø  Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Ø  Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Ø  Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Ø  Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

ÿ "Tengo a bien comunicarle..."
ÿ "Me es muy grato comunicarle..."
ÿ "Tengo el honor de dirigirme..."

Ø  Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

Ø  Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

Ø  Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

Ø  Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Ø  Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Formato de un oficio:

OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB
CARACAS, VENEZUELA,  11 DE MARZO  DE 2010

Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:
Marcelo Ruival Gómez
Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.
Referencia: 578 CSDHB534

A través de la presente quiero hacer llegar  mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus fondos cubiertos.

La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró zanjar los  problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas actitudes.

Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos con las grabaciones correspondientes.

Reciba un cordial saludo, atentamente
 Dirección General Ejemplode.com y CIA
Marcelo Ortega y Venancio

circular

Es una ordén o conjunto de instrucciones de carácter interna reglamentarias, aclaratorias a recordatorias sobre una materia, y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas.

Ejemplo de circular

Circular N°1

León,  Gto.,  2 de julio de 2008 CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE         Con fecha 10 de septiembre del año actual,  toda la línea de acumuladores cambiará de diseño e infraestructura interna,  conforme las especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente Circular,   incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.         Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales,  con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción. Atentamente EL GERENTE DE PRODUCCIÓN ING.   PANFILO G.   ACOSTA JIMENEZ DIRECCIÓN GENERAL

COMUNICACIÒN INFORMAL.

CONFIDENCIA.

Se trata de una propiedad de la información que pretende garantizar el acceso sólo a las personas autorizadas esta puede asociarse  como un principio ético.
La confidencialidad constituye uno de los elementos más importantes desde el punto de vista de la ética profesional, entendida como una forma de "secreto confiado", mediante el cual el profesional está obligado a mantener silencio sobre todo aquello que conozca sobre una persona o actividad.

RUMOR Y/O CHISME.

La comunicacion informal suele expresarse en su forma mas comun a manera de rumor, los rumores suelen tener un promedio mas del 70%, estos generan desestabilidad en la organizacion y conflictos entre las diversas personas de una sociedad, esos se ban dando al paso de la informacion de una persona a otra que pone o quita palabras de ahi se ba dando una comunicacion informal los cuales son los rumores o chismes ya que no son cosas 100% ciertas.

CONVERSACION.

Es la transmicion de palabras formulando un mensaje entre dos o mas personas donde existe el emisor y el receptor, son mensajes los cuales estan bien estructurados donde se tiene la secuencia del habla de una persona y otra.La conversacion se da cuandando no se tiene una organizacion determinada pero si una estructura,los temas son indeterminados y muy flexibles, son espontaneos y cotidianos,el registro del habla en informal o coloquial,la relacion de los hablantes es simetrica.

COLOQUIO.

Consiste en una reunion de personas para intercambiar ideas,informaciones u opiniones sobre un tema o problema sobre el que no necesariamente se tiene que estar en desacuerdo. El coloquio debe ser dinamico, debe dialogarse pero siempre y cuando se respete la participacion de cada una de los participantes,nadien debe hablar ensima del otro y este dialogo debe tener un tiempo estipulado, al finalizar el coloquio debe concluir es decir emitir una opinion grupal o personal sobre el tema.

DIALOGO.

Es el intercambio de palabras sobre un tema conocido para ambas personas donde cada una de ellas da su punto de vista se debe respetar la opinion de cada una de ellas debido a que el dialogo solo se relaciona con opiniones propias de cada una de las personas participantes sobre un tema que se alla dado libremente.